安排時間的藝術

安排時間的藝術:塊狀時間表(Blocked Timetable)
作者:劉威麟  出處:Web Only 2009/08 http://mr6.cc/
首先,我談到美國知名網路科技人Paul Graham 前陣子讓很多人很喜歡的一篇文章
:「Maker’s Schedule, Manager’s Schedule」。矽谷的創意能量近半年有消沉的趨勢
,這段期間亦出現了大量的「心得文章」,研究一間創意公司要怎麼管理創意、
統御創意?

其中一篇我很喜歡的,是由知名網路科技人葛拉漢(Paul Graham)所寫的分析。
他在講,一間公司之所以沒辦法統御創意、管理創意,其最重要的原因是在於
──「開會時間」不對!

此文章一出,許多創意工作者立即表示認同,它簡直…講出了許多創意工作者
的心聲!葛拉漢表示,倘若我們將一支創意團隊拆成「創作者」(也就是工程
師、設計師…等)與「管理者」(包括總經理、總監、產品經理…等),葛拉漢
表示,「創作者的時間表」(maker’s schedule)與「管理者的時間表」
( manager’s schedule)簡直是「天差地遠」,一定要小心處理--

「管理者的時間表」就像傳統的記事本的設計,它以「一小時」為基本刻度
單位,這些總經理、副總經理、產品經理,每小時都有不同的會要開、有不同
的人要見,葛拉漢說,這是一個很適合「下命令」的時間表,可以隨時安排、
隨時下指令,將時間拆開再重組回來。

不過,「創作者的時間表」就不同了,尤其是對於創意工作者來說。葛拉漢
認為,創作者的時間表,每一個「格」至少需要半天這麼長,因為,每一個
創意工作者的腦子都不是隨時在等候(standby)的狀態,不像管理者,只要
知道下一場要去哪裡活動就可以了。
葛拉漢說,一個管理者要讓他旗下的創作者生氣、發瘋、錯亂、抱怨其實
「很簡單」,只要管理者想辦法用它的「時間表」來命令創作者,叫他們開會
、叫他們做東做西,創作者一天的時間被切成幾段,一天就完蛋了。雖然還
剩下幾段破碎的時間,但它們是組不出什麼好成品的!

管理真的很有趣,如何讓一群搞創意的人,集中火力變成更大的創意?
這件事,本身顯然亦是一種藝術。

這篇文章我自己也很喜歡,因為自己任主管時候,很自然就會以
「管理者的時間表」來管理,容易影響到做事的人。但也我覺得,「時間表」
這件事情,不只在管理或創意上面很重要,它對於「創業家」而言,或許還要
更重要一點!以前有寫過一篇文章「黃金時間表」,今年我則開始力推另一個
新概念,上周接受《中時電子報》專訪亦提到了這一個概念,我將它叫做
「塊狀時間表」(Blocked Timetable):

新時代來了,介紹一個新觀念:「塊狀時間表」(blocked timetable)。我們太需要
「塊狀時間表」,因為我們的生活已經被侵蝕得不成模樣。

這期的《紐約時報》披露了美國一個新現象,他們說,全美國網路流量在全天
的第一次暴衝(spike)已提前到每天早晨七點鐘,奇怪的是,這時間並沒人上班?
報導說,顯然,大家開始一天的方式就是打電腦上網。接著,從電信業者傳來
的資料也顯示早晨七點到十點之間的簡訊量,自去年到今天狂增了50%之多,
這時間應該也不是談公事,而是平常一些私人之間的簡訊。

他們說,這是「早晨的淪陷」。現在的美國家庭已經不坐在一起吃早餐了,
家庭成員的一天就從早上六點開始,爸爸先上Twitter看看,兩個兒子則先看看
手機有沒有簡訊,再看看他們的Facebook。兒子和老爸都這樣了,那媽媽乾脆
也上網寫部落格,不煮早餐了。值得注意的是,他們一家人依然很早起,甚至
比以前都還要早起。不過,這麼早起已經不是為了與家人相處,而是早點起來
上網完成所有該完成的事:回覆同學的留言、完成昨晚未玩完的小遊戲、或是
上傳昨晚家庭派對的照片……

一家四人的一天,就從四台電腦前開始!

我們才發現,現代人最大的困難,是時間被網路給打得支離破碎,零散不堪。
我們已經無法悍衛自己原本24小時計畫的「時間界」(time boundary)──我們一邊
上課一邊上網,一邊開會一邊上網,一邊等公車一邊上網,甚至連一邊吃早餐
也一邊上網……。

不知不覺中,我們將人生最重要的幾樣事情,包括健康、親情、愛情……全都
丟到旁邊的籃子,這籃子沒有排時間,等到有空閒時間才拿出來用。而我們
每當有空閒,第一件事是看看自己「需不需要上網」?若可再等一等,我們
才會將這段時間拿來和家人好好吃一頓早餐。健康、親情、愛情……它們明明
是最重要的,卻是配合的其他的時間一起,有空位才會塞進去